Zum Versand einer eMail muss ein eMail Client mit einem Mailserver verbunden sein, der wiederum mit dem Internet verbunden ist. Der eigentliche Versand der Mail durch das Internet erfolgt zwischen Mailservern.  Von dem Mailserver des Adressaten kann dieser die Mail wieder abrufen.

Je nach Verbindung des Clients mit dem Mailserver ergeben sich unterschiedliche Systemarchitekturen:

Erfolgt die Verbindung über ein LAN oder Extranet, werden in aller Regel Groupeware - Produkte eingesetzt. Die weiteste Verbreitung haben hier Lotus Notes/Domino und Microsoft Exchange Server im Zusammenspiel mit der Clientsoftware MS Outlook.

Alle Onlinedienste bieten eigene Mailserver an. Nach der Verbindung mit dem POP des Online-Providers kann der Kunde des Onlinedienstes entweder einen proprietärer Mailclient des Onlinedienstes nutzen oder der Mailserver kommuniziert nach den POP3 - Protokoll mit einem Client, der dieses Protokoll unterstützt. Sowohl Notes als auch Outlook sind hier geeignet.

Weit verbreitet ist auch die Möglichkeit, einen eMail-Client auf einem Webserver in HTML zu programmieren. Der Anwender kann dann über das WWW diesen Client auf seinen Bildschirm holen und so Mails versenden und empfangen. Viele Communities und Portals bieten diese Form der eMail-Kommunikation als kostenlosen Service an.